CAE PRL 2026: documentación y coordinación de actividades empresariales
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) se aplica cuando coinciden trabajadores de dos o más empresas en un mismo centro de trabajo. No existe una lista universal de documentos válida para todos los casos: lo que debe intercambiarse depende del papel de cada empresa, de los riesgos y de la actividad contratada.
Primero identifica qué papel tiene cada empresa
| Situación | Qué implica | Ejemplo |
|---|---|---|
| Empresas concurrentes | Deben cooperar e informarse de los riesgos específicos de sus actividades que puedan afectar a las demás. | Dos contratas trabajan simultáneamente en un centro. |
| Empresario titular | Informa de los riesgos propios del centro, medidas preventivas y emergencias, y cuando corresponde facilita instrucciones. | Una industria recibe una empresa de mantenimiento. |
| Empresario principal | Cuando contrata su propia actividad en su propio centro, debe además vigilar el cumplimiento preventivo de contratistas y subcontratistas. | Una empresa externaliza parte de su proceso habitual dentro de su centro. |
Estas figuras proceden del Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
FORMAHON
Formación práctica online para pymes, autónomos y profesionales. Aprende a gestionar la PRL paso a paso y a utilizar herramientas como Prevencion10, Facilita de la AEPD, formación en igualdad o implantar tu propia Norma ISO 45001
Cursos disponiblesQué documentación CAE se intercambia realmente
La CAE debe partir de la información preventiva necesaria, no de pedir documentos por inercia. La documentación concreta cambia según el riesgo, el centro y la relación entre las empresas.
Riesgos de la actividad
Cada empresa concurrente informa de los riesgos específicos de su actividad que puedan afectar a trabajadores de otras empresas, especialmente los que puedan agravarse por la concurrencia.
Medidas y emergencias
Debe existir información suficiente sobre medidas preventivas y situaciones de emergencia que puedan afectar a las empresas presentes.
Información del centro
El empresario titular comunica los riesgos propios del centro que puedan afectar a los trabajos contratados y las medidas aplicables.
Instrucciones
Cuando corresponde, el titular da instrucciones preventivas y de emergencia que las empresas concurrentes deben trasladar a sus trabajadores.
Evaluación y planificación
En el supuesto de empresario principal, contratistas y subcontratistas deben acreditar por escrito la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de las obras o servicios contratados.
Información y formación
En ese mismo supuesto, el empresario principal debe exigir acreditación escrita del cumplimiento de las obligaciones de información y formación de los trabajadores que prestarán servicio en el centro.
Cuándo debe enviarse o actualizarse la información
El RD 171/2004 exige que la información sea suficiente y se proporcione antes del inicio de las actividades, cuando se produzca un cambio relevante en las actividades concurrentes y cuando exista una situación de emergencia. Si una empresa genera riesgos calificados como graves o muy graves, la información debe facilitarse por escrito.
- Antes de empezar: intercambia la información y define los medios de coordinación.
- Si cambia el trabajo: actualiza riesgos, instrucciones o documentación afectada.
- Si ocurre una emergencia: comunícala de inmediato a las empresas que puedan verse afectadas.
- Si ocurre un accidente relacionado con la concurrencia: informa a los demás empresarios presentes cuando proceda según el RD 171/2004.
Documentos que muchas plataformas CAE piden, pero no son una lista legal universal
En la práctica, clientes y plataformas pueden pedir documentación laboral, contractual o administrativa adicional. Eso no significa que cada documento sea una obligación CAE universal derivada del RD 171/2004. Hay que distinguir la obligación preventiva, la obligación sectorial y el requisito contractual.
| Documento habitual | Cómo tratarlo |
|---|---|
| Certificados de Seguridad Social o Hacienda | Pueden responder a obligaciones mercantiles, laborales o contractuales; no son por sí mismos la esencia de la CAE preventiva. |
| RNT / RLC | Pueden solicitarse para controles laborales o contractuales. La terminología actual de cotización utiliza RNT y RLC; no conviene seguir hablando de TC1/TC2 como regla general. |
| DNI de trabajadores | Puede ser necesario para identificar accesos, pero debe justificarse y limitarse a los datos necesarios. |
| Aptitud médica | Debe gestionarse respetando la normativa de vigilancia de la salud y confidencialidad; no debe convertirse en una petición indiscriminada de datos médicos. |
| Seguro de RC | Frecuente como requisito contractual, pero no sustituye las obligaciones preventivas de coordinación. |
| Entrega de EPIs | Puede ser una evidencia preventiva útil cuando los EPIs son necesarios, pero no existe una regla general de “caducidad anual” del registro. |
CAE en obras de construcción: documentación adicional
Las obras tienen normativa específica y su propia organización preventiva. Además del RD 171/2004, pueden entrar en juego el RD 1627/1997, la Ley 32/2006 de subcontratación y su desarrollo reglamentario.
Plan de Seguridad y Salud
En obras con proyecto, el contratista elabora el PSS a partir del estudio o estudio básico y debe integrarlo en la gestión real de los trabajos.
Ver guía del PSS →REA
La inscripción afecta a las empresas que pretendan ser contratadas o subcontratadas para trabajos de una obra de construcción en los términos de la Ley 32/2006; no debe presentarse como obligación universal de cualquier empresa que entre físicamente en una obra.
Libro de Subcontratación
Lo gestiona cada contratista que subcontrata trabajos dentro del ámbito de la normativa de construcción.
Cómo rellenarlo →Formación y habilitaciones
La formación exigible depende del puesto, riesgos, normativa y, cuando corresponda, convenio sectorial. No todos los trabajadores necesitan automáticamente el mismo curso de 60 horas.
Maquinaria y equipos
Revisa documentación, mantenimiento, instrucciones, formación/autorización y requisitos específicos del equipo que se introduce en obra.
Trabajos y empresas presentes
La CAE debe reflejar la realidad: quién trabaja, qué hace, dónde, con qué riesgos y qué interferencias existen.
Checklist de obra →CAE para trabajadores autónomos
El deber de cooperación del RD 171/2004 también alcanza a los trabajadores autónomos concurrentes. Deben recibir y aportar la información preventiva que corresponda a su actividad y a los riesgos de concurrencia. Sin embargo, no deben copiarse sin más todas las obligaciones documentales propias de una empresa con trabajadores.
Para un enfoque específico, consulta CAE para pequeñas empresas y autónomos y nuestra guía de PRL para autónomos.
Procedimiento CAE en 7 pasos
- Identifica la concurrencia: empresas, autónomos, centro y trabajos previstos.
- Define el rol: concurrente, titular y, si aplica, principal.
- Intercambia riesgos e información: antes del inicio y con el nivel de detalle necesario.
- Establece medios de coordinación: reuniones, instrucciones, presencia de recursos, intercambio documental u otros medios adecuados al riesgo.
- Verifica requisitos específicos: construcción, maquinaria, autorizaciones, trabajos especiales o normativa sectorial.
- Traslada la información a los trabajadores: cada empresa debe comunicar lo que les afecte.
- Mantén la CAE viva: actualiza ante cambios, nuevas empresas, emergencias o modificaciones relevantes.
Errores frecuentes en plataformas CAE
- Pedir la misma carpeta documental a cualquier proveedor sin analizar qué trabajo realiza.
- Confundir “documento cargado” con coordinación preventiva efectiva.
- Mantener TC1/TC2 en procedimientos internos cuando la documentación habitual actual es RNT/RLC.
- Solicitar información personal excesiva sin una finalidad clara.
- No actualizar la información cuando cambia el trabajo o entra una nueva empresa.
- No trasladar a los trabajadores las instrucciones recibidas del titular.
- Usar la CAE como archivo administrativo y olvidar las interferencias reales entre actividades.
Herramientas y recursos para gestionar la CAE
Generador de documentación PRL
Plantillas para información, entrega de EPIs y otros registros básicos.
Abrir generadorEscáner portátil
Útil cuando todavía recibes certificados, actas o evidencias en papel durante visitas y auditorías.
Comparar escáneresDocumentación para iniciar obra
Guía específica para no mezclar CAE con el resto de documentación de construcción.
Ver documentación de obraKit PRL pequeñas empresas
Mapa práctico para ordenar obligaciones y documentación preventiva básica.
Ver Kit PRLFuentes oficiales para revisar la CAE
Preguntas frecuentes sobre CAE
¿Existe una lista legal única de documentos CAE?
No. El RD 171/2004 establece obligaciones de cooperación, información, instrucciones, medios de coordinación y, para el empresario principal, determinadas acreditaciones y vigilancia. La documentación concreta debe adaptarse a cada situación.
¿Hay que pedir siempre TC1 y TC2?
No debe plantearse como una obligación CAE universal. Además, la documentación de cotización actual utiliza las denominaciones RNT y RLC en el Sistema de Liquidación Directa.
¿La CAE se hace solo en construcción?
No. Se aplica a cualquier centro en el que concurran trabajadores de dos o más empresas, con las particularidades que correspondan a cada sector.
¿Un autónomo entra en la CAE?
Sí, el RD 171/2004 incluye a los trabajadores autónomos concurrentes dentro del deber de cooperación, aunque las obligaciones documentales deben adaptarse a su situación real.
¿Una plataforma CAE sustituye la coordinación?
No. Puede facilitar el intercambio y control documental, pero la coordinación debe gestionar riesgos e interferencias reales, no limitarse a validar archivos.
La CAE debe controlar riesgos, no coleccionar PDFs
Una buena coordinación identifica quién coincide, qué riesgos aporta cada actividad, cómo pueden interferir entre sí y qué medidas o medios de coordinación son necesarios.
